Forretningsorden

Frederiksborg Gymnasium og HF’s bestyrelse

Denne forretningsorden er fastsat i medfør af Bekendtgørelse af lov om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v., LBK nr 467 af 09/05/2023, kap. 4 §16-23, og vedtægterne for Frederiksborg Gymnasium og HF.

1. Bestyrelsens opgaver og ansvar

Bestyrelsens opgaver og ansvar er beskrevet i lovebekendtgørelsens § 18-21 og består som det primære af følgende:

• Overordnet ledelse af den selvejende institution, herunder:
  • ansættelse og afskedigelse af lederen
  • fastsættelse af skolens målsætning og strategi for uddannelserne og tilknyttede aktiviteter på kort og langt sigt
  • bestyrelsen kan fastsætte retningslinjer for lederens virksomhed og kan bemyndige lederen til i et nærmere omfang at udøve beføjelser, der er tillagt bestyrelsen
  • fastlæggelse af institutionens løn- og personalepolitik
  • fastsættelse af resultatkontrakt for rektor og opfølgning herpå

• Ansvar overfor Børne- og undervisningsministeren for skolens drift, herunder for
  forvaltningen af de statslige tilskud, herunder:
  • sikre at Børne- og undervisningsministeriet får den information, der er fastsat i gældende lovgivning
  • sikre at der følges op på planer, interne og eksterne evalueringer samt tages stilling til rapporter om institutionens uddannelsesresultater mv.

• Forvaltning af institutionens midler, så de bliver til størst mulig gavn for
  institutionens formål, herunder:
  • formulering af finansiel politik
  • godkendelse af budget og årsrapport efter indstilling fra rektor af institutionen, idet bestyrelsen påser, at årsregnskabet er i overensstemmelse med gældende love og giver et retvisende billede af institutionens aktiver og forpligtelser
  • godkendelse af løbende budgetterings- og regnskabsform
  • godkendelse af samarbejdsaftaler, kontrakter m.v. af videregående betydning for institutionen
  • forsvarlig vedligeholdelse af egne bygninger og sikring af forsvarligt udstyr til tilskudsberettigede aktiviteter

2. Organisering af bestyrelsen, formand og næstformand

Bestyrelsen for Frederiksborg Gymnasium og HF består i reglen af 6-10 medlemmer, hvoraf flertallet skal være udefrakommende, primært fra institutioner i lokalområdet.

     Bestyrelsens funktionsperiode er 4 år og følger normalt valgperioden for kommuner. Èt medlem udpeges af kommunalbestyrelserne i regionen i forening. De øvrige udefrakommende medlemmer udpeges i deres personlige egenskab og skal som minimum tilsammen have erfaring fra erhvervsliv (C4), grundskolesektor og videregående uddannelsessektor. Af og blandt institutionens medarbejdere udpeges 2 medlemmer til bestyrelsen, af hvilke den ene har stemmeret. Institutionens elevråd udpeger desuden 2 medlemmer, hvoraf den ene, som skal være myndig, har stemmeret. Institutionens leder er bestyrelsens sekretær og kan efter eget ønske bistås heri af institutionens viceleder.

     Bestyrelsen vælger en formand blandt de udefrakommende medlemmer. I tilfælde af formandens forfald overtager næstformanden de funktioner, der er tillagt formanden.

3. Bestyrelsens informationsgrundlag

Det enkelte bestyrelsesmedlem har pligt til at sikre sig, at vedkommende besidder den information, der er nødvendig for at varetage bestyrelseshvervet.

     Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende institutions forhold, herunder ethvert dokument, som bestyrelsesmedlemmet skønner nødvendigt for at varetage bestyrelseshvervet. Anmodning herom rettes til bestyrelsens formand.

     Bestyrelsen kan i det enkelte tilfælde ved simpelt flertal beslutte, at bestemte dokumenter eller oplysninger ikke skal gives til et bestyrelsesmedlem, hvis en sådan videregivelse er i strid med institutionens interesse eller væsentlige hensyn til tredjemand.

4. Bestyrelsens beslutningsdygtighed

Bestyrelsen træffer beslutning ved afholdelse af møde (fysisk eller virtuelt). Hvis afholdelse af bestyrelsesmøde ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for institutionen, kan bestyrelsen undtagelsesvis træffe beslutning på skriftligt grundlag. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede. Et bestyrelsesmedlem kan ikke give møde ved fuldmagt. Samtlige bestyrelsesmedlemmer skal så vidt muligt have haft adgang til at deltage i bestyrelsens beslutning.

     Beslutning træffes ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens – og i dennes fravær næstformandens – stemme afgørende. Til beslutning om ændring af vedtægten, om køb, salg eller pantsætning af fast ejendom, om sammenlægning eller spaltning samt om institutionens nedlæggelse kræves dog, at mindst 2/3 af samtlige bestyrelsesmedlemmer stemmer herfor.

5. Møder, mødeafholdelse og referat

Bestyrelsen afholder minimum 4 møder årligt. Herudover afholder bestyrelsen møde, når formanden finder dette nødvendigt eller hensigtsmæssigt, eller minimum to bestyrelsesmedlemmer, rektor af institutionen eller revisor anmoder bestyrelsesformanden herom.

     Bestyrelsens formand foranlediger indkaldelse til bestyrelsesmøde. Indkaldelsen skal ske skriftlig og normalt med mindst 7 dages varsel. Indkaldelsen skal indeholde angivelse af dagsorden for bestyrelsesmødet samt være vedlagt bilag fra rektor af institutionen og andet skriftlig materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. 

     Et bestyrelsesmedlem kan foranledige punkter sat på den skriftlige dagsorden. Punktet skal meddeles til formanden og rektor senest 7 dage før det fastsatte bestyrelsesmøde.
     Bestyrelsens møder ledes af formanden – ved dennes forfald af næstformanden. Bestyrelsesmedlemmerne har pligt til at deltage i møderne. Medlemmer, der er forhindret i at deltage, skal underrette formanden herom inden mødets afholdelse.

     Ethvert medlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmers habilitet. Underretningen skal så vidt muligt gives inden mødets afholdelse. Bestyrelsen afgør, om medlemmet kan deltage i behandlingen af den pågældende sag.

Bestyrelsens beslutninger optages i et referat og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Referatet skal angive bestyrelsens beslutninger og grundlaget herfor, herunder væsentlige oplysninger, som ikke fremgår af et mødes skriftlige materiale.

     Er et medlem ikke enig i bestyrelsens beslutning, har vedkommende ret til at få sin mening ført til referat.

6. Offentlighed

Bestyrelsens mødemateriale, herunder dagsordener og referater, skal gøres offentligt tilgængelige. Sager, dokumenter eller oplysninger, der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt, må dog ikke offentliggøres. Alle personsager og sager, hvori indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere kan undtages for offentliggørelse, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt. I sager af fortrolig karakter har medlemmer tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens regler.

     Formanden for bestyrelsen udtaler sig på vegne af bestyrelsen.

7. Skolens daglige ledelse

Institutionens rektor påser:

• at uddannelserne gennemføres i overensstemmelse med gældende regler
• at de undervisningsmæssige forhold er forsvarlige
• at det af bestyrelsen godkendte budget overholdes
• at institutionens virksomhed i øvrigt er i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer

Institutionens rektor skal i sit arbejde forelægge enhver disposition af væsentlig betydning for institutionens økonomiske eller driftsmæssige forhold for bestyrelsen, inden beslutning træffes. Endvidere er institutionens leder forpligtet til at holde bestyrelsesformanden orienteret om alle væsentlige forhold.

     Bestyrelsen orienteres efter nærmere aftale om ansættelser og afskedigelser af skolens personale. Institutionens rektor indstiller til bestyrelsen forslag om suspension, iværksættelse af tjenstlig undersøgelse, udpegning af forhørsleder, ikendelse af disciplinærstraf og anlæggelse af injuriesøgsmål. Rektor forelægger endelig større ændringer omkring organisatoriske forhold og løn- og personalepolitik for bestyrelsen.

8. Ændring af forretningsordenen

Beslutning om ændring af forretningsordenen træffes af bestyrelsen med simpelt stemmeflertal

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 19/3 2024

I bestyrelsen:

Thomas Vang Christensen (formand), Katherine Richardson (næstformand), David Tokarski, Mikkel Wrang, Hanne Frederiksen, Boris Eriksen Eidemak, Mette Skougaard, Tine Rahbek Krog (suppleant), Jesper Hasmark Andersen, Benedikte Lauritzen, Karla Soleima Dyrman Legarth

Tiltrådt af institutionens rektor:

Anders Krogsøe